בטרם נבחן את התהליך של "מחיקת רישום פלילי" יש להבין ראשית מהו בכלל רישום פלילי. בהקשר זה יש לומר כי כלל הנתונים הפליליים של אזרחי ישראל מצויים במערכת המכונה "המסוף המשטרתי". גם פרטיו של אזרח שמעולם לא הסתבך עם החוק נמצאים במסוף אך הפרופיל שלו מורכב מדף ריק הנושא את פרטיו האישיים בלבד. ניתן לומר כי כל רישום אשר מוזן אל המסוף המשטרתי עשוי להיחשב כרישום פלילי.

 איך נוצר רישום פלילי?

כל אירוע פלילי זוכה לפתיחת תיק ואולם קיימים תיקים בהם העבריין אינו נודע כך שתיקים אלו נשארים מיותמים מחשוד פוטנציאלי ולא נרשמים לחובתו של אף אחד. בתיקים בהם נמצא חשוד מזמינה אותו המשטרה לחקירה ( כמובן שיש פעמים בהם מבוצע מעצר ) והתיק אשר נפתח בגין האירוע בו הוא חשוד מוזן אל תוך המערכת "ומתלבש" על הפרופיל האישי שלו.

הרישום הפלילי של כל אזרח מורכב משלוש קטגוריות עיקריות :
 

• "תיקים שהטיפול בהם הסתיים" – הכוונה לתיקים שהוגש בהם כתב אישום ובית המשפט סיים את הטיפול בהם בכל אחת מדרכי הענישה הקיימות.
• "תיקי מב"ד" – ראשי תיבות של ממתין בירור דין. הכוונה לתיקים פתוחים אשר ממתינים להחלטה אצל קצין החקירות או אצל אחד מגורמי התביעה. גם תיק שהוחלט להגיש בו כתב אישום אך בית המשפט טרם סיים את מלאכתו מוגדר כתיק מב"ד.
• "תיק סגור" – ההחלטה לסגור תיק כנגד חשוד יכולה להיעשות ע"י המשטרה ( בסוג התיקים בהם יש לה סמכות לסגור ) או ע"י אחד מגורמי התביעה ( פרקליטות או יחידת התביעות של המשטרה ).

קיימות 3 עילות סגירה לתיקים : היעדר עניין לציבור, חוסר ראיות וחוסר אשמה.

התוצאה של סגירת תיק בשתי העילות הראשונות הנה כי הוא יירשם ברשימת התיקים הסגורים וייחשב כרישום פלילי. התוצאה של סגירת תיק בעילה של חוסר אשמה הנה הרצויה ביותר והתיק כלל לא יופיע ברשימת התיקים הסגורים. סיכום קצר של הנתונים לעיל מלמד שמרבית הסיכויים שתיק שנפתח כנגד פלוני יותיר אחריו רישום פלילי כלשהו גם אם התיק נסגר בסופו של דבר בעילה של חוסר עניין לציבור או חוסר ראיות.  

כיצד ניתן להביא לידי מחיקת הרישום הפלילי בפועל?

ראשית, יש לבחון את הקטגורייה בה מופיע הרישום. היה ומדובר בתיק ש"ביקר" בבית המשפט ופלוני הורשע בדינו יש לפנות בבקשת חנינה לנשיא המדינה. היה ומדובר בתיק מב"ד ( תיק פתוח ) וחלף זמן ניכר ממועד פתיחתו ניתן לפנות לגוף אצלו ממתין התיק להחלטה (יחידת החקירות או לחילופין לגורם התביעה) בבקשה כי התיק ייסגר. היה ומדובר ברישום מסוג "תיק סגור" ניתן לפנות למשטרת ישראל בבקשה לביטול רישום התיק כתיק סגור.

שנית, קיימת אפשרות להמתין למחיקה טבעית של התיק כקבוע בחוק המרשם הפלילי.

לדוגמא : תיק בו הורשע אדם בעבירה של גניבה ונדון למאסר על תנאי. על פי החוק תיק זה יימחק באופן אוטומטי בחלוף 17 שנים במידה והאדם לא צבר לחובתו הרשעה נוספת במהלך תקופה זו.

התקופה האמורה מחולקת לשתי תקופות משנה : תקופת ההתיישנות שהיא בדרך כלל 7 שנים ובמקרים חריגים אף יותר ותקופת מחיקה שעומדת על 10 שנים מתום תקופת ההתיישנות.

במקרה ומדובר בתיק סגור וכאשר העבירה אינה מסוג פשע קיימת בחוק הוראה אשר מבטלת את הרישום בתום 7 שנים אלא אם כן החליט הגורם המוסמך שיש צורך להותיר את הרישום על כנו.